miércoles, 28 de marzo de 2012

Diferentes tipos de presupuestos

     Además de tu presupuesto de trabajo principal lo que esperas generar o recaudar de
manera realista y cómo se gastará también puedes tener opciones presupuestarias que
tengan en cuenta posibles condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten
estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre este tipo de presupuestos se
podrían incluir:

*1. Un presupuesto de supervivencia: el mínimo necesario para que la organización o
proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil.

*2. Un presupuesto garantizado: se basa en los ingresos garantizados en el momento en
el que se planifica el presupuesto. Con frecuencia las «garantías» se encuentran a
modo de promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las situaciones
inesperadas, como las donaciones que llegan demasiado tarde, pueden obligar a que
retomes tu presupuesto de supervivencia.

*3. Un presupuesto óptimo: cubre lo que te gustaría hacer en caso de que recaudaras
dinero extra. Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a formar parte de
tu presupuesto de trabajo.

Reglas presupuestarias

     Estas reglas no se fijan de manera permanente, sino que ofrecen una serie de directrices que
te ayudarán a tratar situaciones habituales.

*1. Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuesto
que pronostique varios años de una misma vez. Aunque los más frecuente sea que el
presupuesto del año venidero resulte el más preciso.

*2. Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancías) deberían incluirse a modo
de anotación aparte dentro del presupuesto. Aunque no forman
parte del presupuesto, reducen sus costes, por eso deberían señalarse.

*3. Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente:

                ** Costes iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto como
                     la búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias,
                     el lanzamiento del proyecto u organización.
                ** Investigación y desarrollo: asesoramiento, evaluación de las necesidades, procesos
                     de planificación.
                **Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la búsqueda de personal,
                    el desarrollo y aceptación de unos estatutos, la formación de losmiembros de voluntariados.
                ** Marketing o relaciones públicas: la construcción de una imagen pública.
                **Sustitución de bienes de capital. 
                **Costes de seguimiento y evaluación para proyectos.

El ciclo de planificación debería tener el siguiente aspecto:

*1. Revisar lo que has hecho en el pasado en cuanto a impacto, eficacia y eficiencia.

*2. Revisar y explicar con claridad tu visión, misión, estrategia y objetivos.

*3. Preparar tus planes operacionales.

*4. Evaluar los recursos que necesitarás para cumplir con las necesidades de la planificación—
      estimar costes.

*5. Preparar un presupuesto que cubra el trabajo. Discutir, corregir y concluir el presupuesto.

*6. Poner en práctica planes, controlar el impacto e ingresos y gastos—ajustar cuando sea necesario.



¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?

      La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu
organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente,
depende del proceso presupuestario.

_Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
     _ Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto;
     _ Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente (ver Glosario de términos);
     _ Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Para asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo
presupuestario. Esto sólo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a
continuación, es comentado y discutido por todo el equipo.

     Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad
financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el
proceso presupuestario:
_ E Director financiero y/o contable;
_ El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.

Antes de desarrollar un presupuesto:

     Cuando estés desarrollando un presupuesto, no deberías improvisar a medida que lo realizas.

     Al igual que en todo buen ejercicio de administración de una organización, un buen ejercicio
presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y pensamiento considerable.
Éstas son algunas de las preguntas que deberás responder a lo largo de las distintas fases de
preparación presupuestaria y el desarrollo real del presupuesto:
-- ¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber conseguido los mimos o
mejores resultados?
--¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado? Si fuera así, ¿podemos evitarlo en el futuro?
En este apartado de esta herramienta prestamos especial atención a:
--¿Qué es un presupuesto, quién debería participar en su elaboración y por qué
presupuestamos?
-- Los planes operacionales
-- Cálculo de costes
-- Fuentes de financiación
 
Necesitas abordar estos asuntos antes de empezar a desarrollar tu presupuesto, pues
constituyen una extensión del proceso de planificación en el que se basa toda la elaboración
del presupuesto (ver también las herramientas Descripción general de la planificación,
Planificación estratégica y Planificación de acción)

Etapas o fases del ciclo Presupuestario


1) Preparación o elaboración.

2) Discusión y aprobación.


3) Ejecución.

4) Contro: la preparación de los Presupuestos Generales del Estado corresponde al Ministerio de Hacienda y, en particular, a la Dirección General de Presupuestos. Una vez elaborado el proyecto de Presupuestos Generales del Estado, el Gobierno los presenta a las Cortes Generales para que sean discutidos, tanto en el Congreso como en el Senado, cuya aprobación es sancionada mediante Ley. Su ejecución corre a cargo del poder ejecutivo o, más concretamente, de la Administración, a través de los diferentes organismos u oficinas de gestión presupuestaria. En lo que se refiere al control de la ejecución de los Presupuestos Generales del Estado cabe distinguir tres niveles o ciclos diferentes de control:

a) Un ciclo de control interno, cuyo titular es la Intervención General de la Administración del Estado;

b) Un ciclo de control externo, cuyo titular es el Tribunal de Cuentas, en su doble vertiente fiscalizadora y jurisdiccional, y

c) El control político que ejercen las Cortes Generales.

Presupuesto

      Documento en el que se contiene una previsión generalmente anual de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad económica. El presupuesto constituye, por lo regular, un plan financiero anual. «Los Presupuestos Generales del Estado constituyen la expresión cifrada, conjunta y sistemática de las obligaciones que, como máximo, pueden reconocer el Estado y sus Organismos Autónomos y los derechos que se prevean liquidar durante el correspondiente ejercicio» (Ley General Presupuestaria, artículo 48). A los gastos de los Presupuestos Generales del Estado se le aplican las clasificaciones orgánica, funcional, por programas y económica; en la clasificación orgánica se agrupan los créditos atendiendo a los gastos de cada servicio; la clasificación funcional agrupa los créditos según la naturaleza de las actividades a realizar por cada servicio o conjunto de servicios; cada Departamento u Organismo Autónomo, de acuerdo con el Ministerio de Hacienda, fija un conjunto de objetivos que sirven de guía a su gestión presupuestaria y, de conformidad con los mismos, se clasifican los créditos (gastos) por programas; por último, atendiendo a su naturaleza económica, se separan en el Presupuesto los gastos corrientes de los gastos de capital. Al igual que en el presupuesto de gastos, en el presupuesto de ingresos se distingue entre operaciones corrientes y operaciones de capital; como operaciones corrientes se incluyen los ingresos previstos por los conceptos o capítulos de impuestos directos, tasas y otros ingresos, transferencias corrientes e ingresos patrimoniales, mientras que las operaciones de capital se agrupan en los siguientes capítulos: enajenaciones de inversiones reales, transferencias de capital y variaciones de activos financieros.